Présentation – DEP Secrétariat (5357)
99 Crédits
1485 Heures
Le programme vise à développer chez les apprenants des compétences en la saisie des textes et des données, à rédiger des documents et à concevoir des présentations, des tableaux, des graphiques et des modèles de documents. A l’issue de cette formation, le diplômé doit être capable de réviser, de mettre en forme des documents et de traduire les textes. Il aura pour mission de veiller à la qualité des documents produits, en tout temps, en révisant la syntaxe. En plus de produire des documents de qualité, le diplômé devra traiter les demandes clients, assurer le suivi de la correspondance, organiser des réunions et des événements de grande envergure, effectuer la gestion documentaire, effectuer des opérations comptables comme la tenue des livres, les dépôts bancaires ainsi que le suivi des comptes fournisseurs et des comptes clients et actualiser l’information diffusée sur des sites Internet ou sur des réseaux sociaux.
Présentation des cours
MÉTIER ET FORMATION
Ce cours présente une vision réaliste du métier de secrétaire. Il donne aussi des renseignements sur le projet de formation.
Santé et sécurité au travail, service à la clientèle et éthique professionnelle.
Développer des compétences, intégrer le marché du travail.
QUALITÉ DU FRANÇAIS ÉCRIT
Assurer la qualité du français écrit, corriger des textes.
Améliorer la structure des phrases, assurer le respect des règles de syntaxe.
Rédiger des textes en empruntant un ton, un style et un niveau de langage professionnels.
SERVICE À LA CLIENTÈLE
Accueillir une cliente ou un client en personne.
Traiter les appels téléphoniques avec courtoisie, en démontrant une qualité d’écoute.
Traiter les messages électroniques et effectuer le suivi des demandes de documents.
Recevoir les demandes de rendez-vous, les créer et en effectuer le suivi.
Assurer le suivi des demandes de documents et voir à la qualité de l’assemblage.
Composer avec des situations particulières, évaluer ces situations avec justesse, offrir des solutions.
CONCEPTION DE PRÉSENTATIONS
Organiser le travail, rassembler tous les éléments.
Produire la présentation en assurant la justesse de l’information transmise.
Effectuer la mise en page de la présentation en donnant une apparence appropriée au texte.
Vérifier la qualité du travail et la conformité de la présentation avec les demandes et les directives.
Choisi le format d’impression le plus judicieux et diffuser la présentation.
OPÉRATIONS COMPTABLES
Organiser le travail, assurer la confidentialité des renseignements.
Effectuer le suivi des comptes clients, créer, préparer et produire des données.
Réaliser le suivi des comptes fournisseurs.
Préparer les documents pour la paie.
PRODUCTION DE LETTRES
Organiser le travail.
Rédiger des lettres d’une ou plusieurs pages.
Effectuer la mise en page de lettres.
Vérifier la qualité du travail.
GESTION DE L’ENCAISSE
Organiser le travail.
Préparer des déclarations d’impôt, en assurant l’exactitude des sous-totaux et des totaux inscrits.
Effectuer des rapprochements bancaires en vérifiant l’exactitude des montants.
Gérer la petite caisse et préparer correctement le registre de la petite caisse.
CONCEPTION DE TABLEAUX ET GRAPHIQUES
Effectuer du traitement multifeuille.
Produire des graphiques.
Produire des organigrammes et des diagrammes.
Créer des modèles.
Utiliser les outils de révision pour fichiers partagés.
Exporter et importer des classeurs.
RÉDACTION DE TEXTE EN ANGLAIS
Préparer le travail.
Établir la structure et rédiger le texte en utilisant les outils de recherche.
Effectuer la mise en pages en respectant les règles qui s’appliquent en langue anglaise.
Vérifier la qualité du travail et valider les références.
INTERACTION EN ANGLAIS
Accueillir une cliente ou un client, une collègue ou un collègue de travail en personne.
Recevoir et transférer des appels en respectant un protocole téléphonique.
Établir des communications téléphoniques, formuler des messages clairs et concis.
Entretenir une conversation de nature professionnelle.
RÉUNIONS ET ÉVÉNEMENTS
Organiser le travail, produire un échéancier réaliste.
Effectuer les réservations et réaliser les suivis.
Préparer les avis de convocation, les communiqués, les invitations et les documents d’accompagnement.
Acheminer les documents nécessaires en respectant les échéanciers.
Produire un compte rendu, un procès-verbal ou un bilan d’événement.
Effectuer la mise en page, voir à la disposition des éléments.
SOUTIEN TECHNIQUE
Veiller au bon fonctionnement de l’équipement et à l’entretien de base des appareils.
Assister le personnel dans l’utilisation d’équipement et d’outils technologiques.
Effectuer l’approvisionnement en fournitures de bureau.
INTÉGRATION AU MILIEU DE TRAVAIL
Chercher un lieu de stage, communiquer, observer les activités en milieu de travail.
Préparer un curriculum vitae et une lettre de présentation, puis effectuer les démarches pour obtenir un stage.
Effectuer diverses tâches, communiquer avec les collègues et les responsables de stage.
Fournir un bilan et un rapport détaillé des tâches réalisées durant le stage.
Ce cours permet à l’élève de mieux comprendre le rôle qu’il ou elle jouera dans une entreprise et d’avoir une perception plus juste du métier.
RÉVISION DE TEXTES EN FRANÇAIS
Bien connaître les notions d’orthographe, de grammaire et de syntaxe indispensables à la révision de textes en français.
Mieux connaître le vocabulaire commercial, la ponctuation et les différents éléments permettant d’améliorer la qualité des textes.
Assurer la clarté des textes, repérer les fautes de grammaire et les corriger.
Utiliser les bons termes, les bonnes règles et connaître les exceptions. Comprendre le texte, discerner la nature et la fonction des mots.
GESTION DOCUMENTAIRE
Classer des documents, mettre des documents en ordre dans les dossiers.
Créer des dossiers et les nommer correctement.
Traiter des documents actifs, semi-actifs et inactifs, transférer des dossiers de façon appropriée.
FEUILLES DE CALCUL
Créer des feuilles de calcul, assurer la justesse des données saisies.
Modifier des feuilles de calcul en ajustant, modifiant, présentant et triant des données correctement.
Effectuer la mise en page, avec les titres, les en-têtes et les pieds de page.
Exploiter toutes les options d’impression en utilisant les paramètres d’impression.
RÉDACTION DE TEXTES EN FRANÇAIS
Préparer le travail, rassembler l’information et l’interpréter.
Utiliser des techniques de rédaction, employer un vocabulaire approprié.
Vérifier la qualité du travail en s’assurant de la correction du texte et du respect des demandes.
TRAITEMENT DE TEXTE
Saisir, traiter, mettre en forme, corriger et imprimer des textes simples.
Gérer des fichiers et effectuer des copies de sécurité.
Lire correctement des tableaux et en créer, fusionner des textes à partir d’une base de données.
Organiser des dossiers en définissant des règles de nomenclature des fichiers et dossiers.
CRÉATION DE BASES DE DONNÉES
Créer la structure des bases de données.
Modifier des données en assurant l’exactitude des modifications.
Effectuer l’extraction et le triage des données.
Réaliser la mise en page et l’impression des données.
Importer et exporter des données.
TRADUCTION
Interpréter le texte à traduire en tenant compte du ton, du style et du niveau de langage.
Transposer le texte dans la langue demandée.
Vérifier la qualité du travail.
CONCEPTION VISUELLE DE DOCUMENTS
Organiser le travail.
Réaliser la conception du document.
Vérifier la qualité du travail.
Utiliser un appareil de reliure pour assembler les documents et les diffuser.
MÉDIAS NUMÉRIQUES
Organiser le travail en tenant compte des demandes avec justesse.
Intégrer les éléments dans le média en assurant la qualité de la langue.
Tester l’utilisation du média, téléverser adéquatement l’information.
Finaliser le travail en respectant les demandes et les directives.
SUIVI DE LA CORRESPONDANCE
Traiter la correspondance en tenant compte du destinataire.
Répondre à la correspondance en assurant la qualité du français et la justesse de l’information transmise.
Préparer des enveloppes, vérifier l’exactitude des données.
Effectuer des envois massifs en réglant les paramètres d’impression.
PRODUCTION DE RAPPORTS
Organiser le travail en tenant compte des demandes et des directives.
Effectuer la transcription intégrale du texte.
Insérer les éléments dans des documents, pieds de pages, en-têtes et annexes.
Gérer les tables des matières et les index, s’assurer de la présence de toutes les parties du document.
COORDINATION DE TÂCHES MULTIPLES
Planifier l’exécution des tâches, produire un calendrier des travaux en établissant des priorités.
Assurer l’efficience et la qualité du travail et utiliser des méthodes de travail optimales.
Effectuer le suivi de la réalisation des tâches, ajuster la planification en fonction des nouvelles directives et des imprévus.
Qualités et aptitudes requises pour ce métier
Compétences acquises :
Préparer et gérer les documents administratifs
Gérer l’information administrative
Rédiger des documents administratifs
Concevoir et présenter graphiquement un document
Aptitudes recherchées :
Un sens aigu de l’organisation et des responsabilités
Des aptitudes à la communication
Une capacité à travailler efficacement sous pression
Un bon jugement et un sens de l’éthique
Perspective de carrières :
Adjoint Administratif
Agent d’Administration
Adjoint de direction
Commis des Services du Personnel
Milieux de travail À l’issue de la formation, les diplômés seront amenés à exercer dans les entreprises du secteur privé et public ou se tourneront vers l’exercice en travailleur autonome.
Admissibilité Titulaire du diplôme d’études secondaires ou de son équivalent reconnu (ex. : attestation d’équivalence de niveau de scolarité) ou d’un diplôme d’études supérieures, comme le diplôme d’études collégiales ou le baccalauréat.
Taux de placement
