Étudiants du Collège Supérieur prenant des notes.

Objectifs du programme

Développer les compétences nécessaires pour l’application des principes, des règles et des méthodes suivantes :

  • une méthode de doigté
  • la révision de textes en français
  • la gestion de l’information administrative
  • l’approche qualité & la gestion du temps
  • la conception et la présentation visuelle d’un document, la rédaction et la disposition de la correspondance en français
Étudiant du Collège Supérieur de Montréal prenant des notes dans une salle d'étude.

Objectifs du programme

Développer les compétences nécessaires pour l’utilisation des outils informatiques ci-après :

  • logiciels de base de données, de traitement de texte, de tableur, et de communication

Développer les compétences nécessaires pour communiquer en milieu de travail et gérer, en français et en anglais, les communications d’un bureau.

Étudiant du Collège Supérieur de Montréal écrivant à l'ordinateur dans des marches extérieures.

Objectifs du programme

Développer les compétences pour la réalisation des tâches de secrétariat telles que :

  • produire et recevoir de la correspondance en français
  • produire des documents
  • traiter les demandes relatives aux lois du travail
  • mettre à jour des dossiers
  • préparer des réunions d’affaires
  • effectuer des tâches comptables courantes et périodiques
  • produire et traduire de la correspondance en anglais
  • Aptitudes recherchées
    • Un sens aigu de l’organisation et des responsabilités
    • Des aptitudes à la communication
    • Une capacité à travailler efficacement sous pression
    • Un souci du détail et un esprit rigoureux
    • Un bon jugement et un sens de l’éthique
  •  
  • Perspectives d’emploi
    • Adjoints administratifs/adjointes administratives
    • Agents/agentes d’administration
    • Commis à la saisie de données
    • Adjoints/adjointes de direction
    • Commis des services du personnel
  •  
  • Milieux de travail
    • Petites, moyennes et grandes entreprises
    • Entreprises publiques ou privées
    • Travailleurs autonomes
  • Ancien étudiant travaillant comme secrétaire interagissant avec un collègue

Taux de placement

Un taux de placement à temps plein de 85% pour l’ensemble du Québec. Nos programmes sont conçus pour répondre aux besoins du marché du travail. Contactez-nous pour connaître les derniers taux de placement en vigueur de nos programmes.

 

Des étudiants satisfaits

Laura

Mon employeur apprécie la qualité de formation que j’ai reçue au Collège.

Laura - Élève
Nidal

Je viens de recevoir mes documents de fin d'études. Je tenais à vous remercier énormément pour tout ce que vous avez fait pour moi. Vous avez marqué une période assez particulière de ma vie à travers votre soutien et votre support.

Nidal - Élève
Lucas

Ma formation au Collège Supérieur de Montréal a été le tremplin de ma vie professionnelle. Une expérience plus qu’enrichissante!

Lucas - Élève

Les avantages
d’étudier au collège

  • Une aide au placement
  • Des locaux facilement accessibles (station Berri-UQAM)
  • Un enseignement de qualité supérieure avec 50 années d’expérience

Description des compétences

Métier et formation

  • Ce cours présente une vision réaliste du métier de secrétaire. Il donne aussi des renseignements sur le projet de formation.
  • Santé et sécurité au travail, service à la clientèle et éthique professionnelle.
  • Développer des compétences, intégrer le marché du travail.

Qualité du français écrit

  • Assurer la qualité du français écrit, corriger des textes.
  • Améliorer la structure des phrases, assurer le respect des règles de syntaxe.
  • Rédiger des textes en empruntant un ton, un style et un niveau de langage professionnels.

Service à la clientèle

  • Accueillir une cliente ou un client en personne.
  • Traiter les appels téléphoniques avec courtoisie, en démontrant une qualité d’écoute.
  • Traiter les messages électroniques et effectuer le suivi des demandes de documents.
  • Recevoir les demandes de rendez-vous, les créer et en effectuer le suivi.
  • Assurer le suivi des demandes de documents et voir à la qualité de l’assemblage.
  • Composer avec des situations particulières, évaluer ces situations avec justesse, offrir des solutions.

Conception de présentations

  • Organiser le travail, rassembler tous les éléments.
  • Produire la présentation en assurant la justesse de l’information transmise.
  • Effectuer la mise en page de la présentation en donnant une apparence appropriée au texte.
  • Vérifier la qualité du travail et la conformité de la présentation avec les demandes et les directives.
  • Choisi le format d’impression le plus judicieux et diffuser la présentation.

Opérations comptables

  • Organiser le travail, assurer la confidentialité des renseignements.
  • Effectuer le suivi des comptes clients, créer, préparer et produire des données.
  • Réaliser le suivi des comptes fournisseurs.
  • Préparer les documents pour la paie.

Production de lettres

  • Organiser le travail.
  • Rédiger des lettres d’une ou plusieurs pages.
  • Effectuer la mise en page de lettres.
  • Vérifier la qualité du travail.

Gestion de l’encaisse

  • Organiser le travail.
  • Préparer des déclarations d’impôt, en assurant l’exactitude des sous-totaux et des totaux inscrits.
  • Effectuer des rapprochements bancaires en vérifiant l’exactitude des montants.
  • Gérer la petite caisse et préparer correctement le registre de la petite caisse.

Conception de tableaux et graphiques

  • Effectuer du traitement multifeuille.
  • Produire des graphiques.
  • Produire des organigrammes et des diagrammes.
  • Créer des modèles.
  • Utiliser les outils de révision pour fichiers partagés.
  • Exporter et importer des classeurs.

Rédaction de texte en anglais

  • Préparer le travail.
  • Établir la structure et rédiger le texte en utilisant les outils de recherche.
  • Effectuer la mise en pages en respectant les règles qui s’appliquent en langue anglaise.
  • Vérifier la qualité du travail et valider les références.

Interaction en anglais

  • Accueillir une cliente ou un client, une collègue ou un collègue de travail en personne.
  • Recevoir et transférer des appels en respectant un protocole téléphonique.
  • Établir des communications téléphoniques, formuler des message clairs et concis.
  • Entretenir une conversation de nature professionnelle.

Réunions et événements

  • Organiser le travail, produire un échéancier réaliste.
  • Effectuer les réservations et réaliser les suivis.
  • Préparer les avis de convocation, les communiqués, les invitations et les documents d’accompagnement.
  • Acheminer les documents nécessaires en respectant les échéanciers.
  • Produire un compte rendu, un procès-verbal ou un bilan d’événement.
  • Effectuer la mise en page, voir à la disposition des éléments.

Soutien technique

  • Veiller au bon fonctionnement de l’équipement et à l’entretien de base des appareils.
  • Assister le personnel dans l’utilisation d’équipement et d’outils technologiques.
  • Effectuer l’approvisionnement en fournitures de bureau.

Intégration au milieu de travail

  • Chercher un lieu de stage, communiquer, observer les activités en milieu de travail.
  • Préparer un curriculum vitae et une lettre de présentation, puis effectuer les démarches pour obtenir un stage.
  • Effectuer diverses tâches, communiquer avec les collègues et les responsables de stage.
  • Fournir un bilan et un rapport détaillé des tâches réalisées durant le stage.
  • Ce cours permet à l’élève de mieux comprendre le rôle qu’il ou elle jouera dans une entreprise et d’avoir une perception plus juste du métier.

Révision de textes en français

  • Bien connaître les notions d’orthographe, de grammaire et de syntaxe indispensables à la révision de textes en français.
  • Mieux connaître le vocabulaire commercial, la ponctuation et les différents éléments permettant d’améliorer la qualité des textes.
  • Assurer la clarté des textes, repérer les fautes de grammaire et les corriger.
  • Utiliser les bons termes, les bonnes règles et connaître les exceptions. Comprendre le texte, discerner la nature et la fonction des mots.

Gestion documentaire

  • Classer des documents, mettre des documents en ordre dans les dossiers.
  • Créer des dossiers et les nommer correctement.
  • Traiter des documents actifs, semi-actifs et inactifs, transférer des dossiers de façon appropriée.

Feuilles de calcul

  • Créer des feuilles de calcul, assurer la justesse des données saisies.
  • Modifier des feuilles de calcul en ajustant, modifiant, présentant et triant des données correctement.
  • Effectuer la mise en page, avec les titres, les en-têtes et les pieds de page.
  • Exploiter toutes les options d’impression en utilisant les paramètres d’impression.

Rédaction de textes en français

  • Préparer le travail, rassembler l’information et l’interpréter.
  • Utiliser des techniques de rédaction, employer un vocabulaire approprié.
  • Vérifier la qualité du travail en s’assurant de la correction du texte et du respect des demandes.

Traitement de texte

  • Saisir, traiter, mettre en forme, corriger et imprimer des textes simples.
  • Gérer des fichiers et effectuer des copies de sécurité.
  • Lire correctement des tableaux et en créer, fusionner des textes à partir d’une base de données.
  • Organiser des dossiers en définissant des règles de nomenclature des fichiers et dossiers.

Création de bases de données

  • Créer la structure des bases de données.
  • Modifier des données en assurant l’exactitude des modifications.
  • Effectuer l’extraction et le triage des données.
  • Réaliser la mise en page et l’impression des données.
  • Importer et exporter des données.

Traduction

  • Interpréter le texte à traduire en tenant compte du ton, du style et du niveau de langage.
  • Transposer le texte dans la langue demandée.
  • Vérifier la qualité du travail.

Conception visuelle de documents

  • Organiser le travail.
  • Réaliser la conception du document.
  • Vérifier la qualité du travail.
  • Utiliser un appareil de reliure pour assembler les documents et les diffuser.

Médias numériques

  • Organiser le travail en tenant compte des demandes avec justesse.
  • Intégrer les éléments dans le média en assurant la qualité de la langue.
  • Tester l’utilisation du média, téléverser adéquatement l’information.
  • Finaliser le travail en respectant les demandes et les directives.

Suivi de la correspondance

  • Traiter la correspondance en tenant compte du destinataire.
  • Répondre à la correspondance en assurant la qualité du français et la justesse de l’information transmise.
  • Préparer des enveloppes, vérifier l’exactitude des données.
  • Effectuer des envois massifs en réglant les paramètres d’impression.

Production de rapports

  • Organiser le travail en tenant compte des demandes et des directives.
  • Effectuer la transcription intégrale du texte.
  • Insérer les éléments dans des documents, pieds de pages, en-têtes et annexes.
  • Gérer les tables des matières et les index, s’assurer de la présence de toutes les parties du document.

Coordination de tâches multiples

  • Planifier l’exécution des tâches, produire un calendrier des travaux en établissant des priorités.
  • Assurer l’efficience et la qualité du travail et utiliser des méthodes de travail optimales.
  • Effectuer le suivi de la réalisation des tâches, ajuster la planification en fonction des nouvelles directives et des imprévus.

Préalables

Pour être admis au DEP Secrétariat, il suffit de satisfaire à l’une des conditions suivantes :

 

Être titulaire du diplôme d’études secondaires ou de son équivalent reconnu.

OU

Être âgé d’au moins 16 ans au 30 septembre de l’année scolaire au cours de laquelle la formation commence et avoir obtenu les unités de 4e secondaire en langue d’enseignement, en langue seconde et en mathématique dans des programmes d’études établis par le ou la ministre, ou des apprentissages reconnus équivalents.

OU

Être âgé d’au moins 18 ans au moment de l’entrée en formation et posséder les préalables fonctionnels, soit la réussite du test de développement général (TDG) ainsi que les préalables spécifiques en langue d’enseignement et en mathématique, s’il y a lieu, ou des apprentissages reconnus équivalents.

OU

Avoir obtenu les unités de 3e secondaire en langue d’enseignement, en langue seconde et en mathématique dans des programmes d’études établis par le ministère et poursuivre sa formation générale en concomitance avec sa formation professionnelle afin d’obtenir les unités de 4e secondaire manquant en langue d’enseignement, en langue seconde et en mathématique dans des programmes d’études établis par le ministère.